1. Chức năng
a. Tham mưu và giúp Lãnh đạo Nhà trường tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các quy định của bộ, của địa phương và của Nhà trường trong công tác quản lý học sinh, sinh viên (HSSV); tiến hành các biện pháp thích hợp đưa công tác quản lý học sinh, sinh viên đi vào nề nếp, đảm bảo công bằng, công khai, minh bạch và dân chủ trong công tác HSSV và đảm bảo cho HSSV thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình;
b. Quản lý HSSV về học tập và rèn luyện, chú trọng công tác giáo dục phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống cho HSSV. Cung cấp cho HSSV thông tin cần thiết của Nhà trường, nắm bắt tình hình tư tưởng, tâm tư, nguyện vọng và giải quyết kịp thời những thắc mắc của HSSV; Sắp xếp, bố trí HSSV vào ở nội trú tại ký túc xá (KTX), tổ chức và quản lý tốt về vệ sinh, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội tại KTX của Nhà trường. Theo dõi, báo cáo số lượng HSSV nội trú, ngoại trú theo quy định.
c. Phối hợp với Đoàn thanh niên, Hội sinh viên trong công tác HSSV.
d. Tham mưu cho Lãnh đạo Nhà trường về quản lý, sử dụng cơ sở vật chất của Trường, xây dựng và tổ chức thực hiện về công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, phát triển và sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trường;
đ. Quản lý đất đai, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu khoa học và học tập.
2. Nhiệm vụ
2.1. Về công tác quản lý sinh viên
a. Giải quyết các công việc hành chính có liên quan đến sinh viên như xác nhận là HSSV của Trường để sinh viên được vay tín dụng đào tạo và HSSV thuộc diện chính sách được hưởng các chế độ trợ cấp của Nhà nước; giới thiệu sinh viên với công an phường đề nghị nhận xét đối với từng HSSV ngoại trú về thái độ công dân, ý thức chấp hành pháp luật và quan hệ với nhân dân địa phương cuối mỗi học kỳ;
b. Tiếp nhận và giải quyết mọi đơn từ, khiếu nại, khiếu tố liên quan đến HSSV để giải quyết hoặc báo cáo Ban giám hiệu giải quyết;
c. Tổ chức, quản lý việc học tập của HSSV như theo dõi việc thực hiện thời khoá biểu, kiểm tra việc học tập của sinh viên trên lớp, phối hợp với giảng viên đứng lớp để triển khai các hình thức điểm danh tại lớp học;
d. Triển khai thực hiện việc đánh giá ý thức học tập và rèn luyện của sinh viên theo đúng quy chế và hướng dẫn thực hiện quy chế đánh giá kết quả rèn luyện HSSV của Nhà trường; Chỉ đạo, theo dõi, tổng hợp việc đánh giá kết quả rèn luyện của học sinh, sinh viên theo học kỳ và theo năm học;
đ. Tổ chức thực hiện “Tuần sinh hoạt công dân HSSV” đầu khoá học và đầu mỗi năm học;
e. Tổ chức cho sinh viên tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học, thi sinh viên giỏi, thi sáng tạo tài năng trẻ, các phong trào, hoạt động khuyến khích hoạt động học tập khác;
f. Tổ chức triển khai công tác giáo dục tư tưởng, phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống cho sinh viên. Theo dõi công tác phát triển Đảng trong sinh viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tham gia hoạt động của tổ chức Đảng và đoàn thể trong Trường; phối hợp với Đoàn TNCS HCM, Hội sinh viên và các tổ chức chính trị, xã hội khác có liên quan trong các hoạt động phong trào của HSSV, tạo điều kiện cho HSSV có môi trường rèn luyện, phấn đấu. Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế công tác học sinh, sinh viên ngoại trú. Phối hợp với Phòng Y tế tổ chức khám sức khoẻ cho HSSV khi vào nhập học, chăm sóc, phòng chống dịch bệnh và khám sức khoẻ định kỳ cho sinh viên trong thời gian học tập theo quy định;
g. Tổ chức cho HSSV viên tham gia các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao; phối hợp với Đoàn TN, Hội sinh viên tổ chức thi đấu và tham gia các giải văn nghệ, thể thao do các cấp tổ chức;
h. Phối hợp với chính quyền và công an địa phương trên địa bàn Trường đặt trụ sở và nơi HSSV tạm trú xây dựng kế hoạch đảm bảo an ninh chính trị, trật tự và an toàn cho HSSV, giải quyết các vụ liên quan đến HSSV. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về an toàn giao thông, phòng chống tội phạm ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS và các hoạt động khác có liên quan đến HSSV, hướng dẫn sinh viên chấp hành pháp luật, nội quy, quy chế; phát hiện và xử lý sinh viên có hành vi vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế, tư vấn pháp lý, tâm lý xã hội cho HSSV;
i. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách Nhà nước của Nhà trường đối với HSSV về học bổng, trợ cấp xã hội, bảo hiểm, tín dụng đào tạo và các chế độ khác liên quan đến HSSV; Phối hợp với phòng Tài chính và phòng Quản lý sinh viên – Cơ sở vật chất đôn đốc, nhắc nhở HSSV thu nộp tiền nội trú, tiền điện, nước theo đúng quy định;
k. Lập hồ sơ tham mưu cho hội đồng kỷ luật Nhà trường trong công tác xử lý kỷ luật HSSV vi phạm nội quy, quy chế học tập, sinh hoạt; là thành viên Hội đồng kỷ luật, ra quyết định xử lý HSSV vi phạm quy chế, cho thôi học, xóa tên, dừng học, tiếp nhận cho HSSV trở lại học tập. Tổ chức việc thăm hỏi HSSV và gia đình HSSV khi có sự việc cần thiết, sau khi lãnh đạo nhà trường đồng ý.
l. Lập biên bản xác lập sự việc sinh viên vi phạm nội quy, quy chế của Nhà trường. Phối hợp với Tổ bảo vệ để quản lý học sinh, sinh viên và người ngoài trường đến thăm học sinh, sinh viên.
2.2. Về công tác cơ sở vật chất
a. Sắp xếp, bố trí sử dụng và điều chuyển cơ sở vật chất, thiết bị đáp ứng yêu cầu công việc giảng dạy, học tập và các lĩnh vực công việc của Nhà trường;
b. Quản lý, khai thác, sử dụng có hiệu quả các tài sản như Hội trường, Trung tâm Văn hóa Fushico, Phòng khách, KTX … Phối hợp tham gia xử lý mất mát, hư hỏng tài sản của Nhà trường; bố trí sắp xếp, cấp phát giảng đường cho các lớp học, đồ dùng giảng dạy cho giáo viên;
c. Xây dựng kế hoạch và cải tạo nâng cấp, sửa chữa cơ sở vật chất của Nhà trường, phối hợp giám sát thi công các công trình sửa chữa, xây dựng của Nhà trường;
d. Lập kế hoạch và đề xuất việc mua sắm thiết bị, vật tư kỹ thuật, dụng cụ, công cụ, sửa chữa… kịp thời phục vụ cho giảng dạy, học tập, nghiên cứu, làm việc của cán bộ, giảng viên, nhân viên, học sinh – sinh viên trong toàn trường;
đ. Xây dựng và tổ chức kiểm tra việc thực hiện quy định sử dụng tài sản, thiết bị, điện, nước… của các đơn vị, đánh giá chất lượng, giá trị sử dụng các trang thiết bị để có kế hoạch mua sắm, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, chống hư hỏng, mất mát, lãng phí. Phối hợp với phòng Tài chính định giá, phân loại tài sản, tiến hành các thủ tục thanh lý tài sản đã hư hỏng hoặc các tài sản không có nhu cầu sử dụng;
e. Hàng năm phối hợp với phòng Tài chính tổ chức kiểm kê tài sản theo chế độ quy định. Phối hợp với các phòng chức năng giám sát, kiểm tra việc sử dụng tài sản, nhà xưởng, đất đai, phòng học, sân bãi,…;
f. Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ khuôn viên trường: cống rãnh, công viên cây xanh, các khu sinh hoạt vui chơi…;
g. Chịu trách nhiệm ghi, đối chiếu số điện, nước hàng tháng. Quản lý và đảm bảo điện, nước phục vụ nơi làm việc và sinh hoạt trong phạm vi Trường, thu tiền điện nước theo quy định;
h. Thực hiện các công việc phục vụ các sự kiện tại sân khấu ngoài trời, hội trường, bố trí trang thiết bị phục vụ: (âm thanh, chiếu sáng, quạt…). Treo cờ, băng rôn, pa nô, khẩu hiệu…;
i. Quản lý, theo dõi, sửa chữa, bảo trì nhà cửa, hệ thống điện, điện lạnh, điện thoại, máy vi tính, máy chiếu, hệ thống cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, trang thiết bị tại các giảng đường, phòng thực hành, phòng khách, phòng làm việc, KTX, cầu thang máy, thiết bị cứu hỏa…;
k. Không để nhà cửa, cơ sở vật chất thấm dột, sập sệ. Hướng dẫn các đơn vị quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị, dụng cụ, phương tiện…
l. Mở sổ theo dõi, quản lý tài sản, cơ sở vật chất của tất cả các đơn vị trong Trường; cập nhật hàng quý về: xuất, nhập, hư hao, hỏng vỡ, tồn… tài sản, cơ sở vật chất của Nhà trường
m. Tổng hợp báo cáo lãnh đạo Nhà trường và cấp trên theo chế độ báo cáo thống kê;
n. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.